Como explicado no post do ciclo de vida de um projeto ou de um produto pode ser descrito usando muitos termos diferentes, mas há apenas uma forma de descrever o processo de gerenciamento de projetos.

O processo de gerenciamento de projetos inclui os grupos de processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Esses grupos de processos são descritos em mais detalhes no próximo capítulo. Neste momento, concentre-se na diferença entre o ciclo de vida de projetos e o processo de gerenciamento de projetos.

O ciclo de vida de um projeto (representado pelas fases do projeto) podem ter diferentes nomes, de acordo com as características e a filosofia de trabalho de cada organização. Porém, o mesmo processo de gerenciamento de projetos será aplicado, universalmente, seja qual for a natureza e o escopo do projeto.

Para projetos pequenos, geralmente há um conjunto dos grupos de processos de gerenciamento de projeto para todo o projeto, que podem ser repetidos durante todo o ciclo de vida do projeto.

Já os grandes projetos precisam ser divididos em fases distintas. No entanto, cada fase do projeto se desenvolve por meio dos grupos de processos de gerenciamento de projetos, conforme figura a seguir.

No início de um projeto, o gerente do projeto ajuda a criar um termo de abertura para todo o projeto e realiza um planejamento de alto nível para obter a aprovação do termo de abertura do projeto. No exemplo do grande projeto na figura, o gerente do projeto revisaria o termo de abertura do projeto no início da fase 1 e confirmaria se a organização deseja continuar com a fase do ciclo de vida do projeto. Se a organização optar por continuar, o gerente do projeto faz um planejamento detalhado da fase 2, executa, monitora, controla e encerra a fase 2. Em seguida, o projeto passa para o processo de iniciação da próxima fase, e assim por diante.

Lembrando que, no caso de projetos pequenos, esse pode ser exatamente o processo necessário para gerencia-los.

Em grandes projetos, divididos em fases, este mesmo processo pode ser repetido várias vezes. Por exemplo, em um projeto com uma fase de pesquisa, você conclui todas as etapas dessa fase, da iniciação até o encerramento, e, em seguida, executa o processo novamente para a fase de design.

Embora a impressão passada pelas figuras, o ciclo de vida dos processos de gerenciamento de projetos não é linear.

Veja a figura a seguir.

Durante a iniciação do projeto, já ocorrem iniciativas de planejamento. Por exemplo, durante a elaboração dos documentos da iniciação do projeto também ocorre a mobilização das equipes, e consequentemente o planejamento de como lidar as pessoas desta equipe.

O planejamento do projeto evolui de acordo com a diminuição das incertezas, e muitas vezes isso só acontece conforme algumas entregas são realizadas durante a execução do projeto. Por razões óbvias, devem ser evitadas as alterações excessivas no plano do projeto, principalmente se não houver justificativas plausíveis para tal. Para assegurar que estas alterações, caso necessário, sejam controladas e monitoradas de forma estruturada, existem processos de controles de mudanças.

Perceba também que durante todo o ciclo de vida a evolução do projeto é monitorada e reportada.