Afinal, como fazer o mapeamento de processos? Qual sua importância?

Fazer um mapeamento de alguns processos e atividades-chave de um negócio ajuda a identificar gargalos, falhas, a delimitar funções e reponsabilidades dos colaboradores e a otimizar o desempenho da empresa.

Vamos ver como usar essa metodologia? Acompanhe!

O que é o mapeamento de processos?

Um mapeamento de processos envolve identificar as etapas e fluxos de trabalho de certa empresa.

Ao fazer esse mapeamento é possível ver os elementos e como as atividades são desenvolvidas, desde as entradas de pessoas e recursos até a saída.

E ao colocar o mapeamento de processos em prática, o gestor pode identificar falhas e oportunidade de melhorias, o que é essencial numa empresa.

Faça o mapeamento de processos em 7 passos

Veja como fazer mapeamento de processos na sua empresa em 7 passos:

1. Determine o processo a ser mapeado

Afinal, qual o processo a ser mapeado? Antes de tudo, o defina. O objetivo deve ser o de buscar sua melhoria e a construção de um novo processo.

O ideal é identificar os processos mais críticos, ou seja, que estejam impactando negativamente o negócio.

• Veja quem são os fornecedores do processo

É preciso ver quem ficará responsável pelo mapeamento e quem irá ajudar. Permita que algumas pessoas integrem o time e que cada um saiba o que se espera dele.

• Delimite os objetivos

Veja qual o motivo que levou ao mapeamento de processo, que pode ser:

• Gargalos na produtividade;
• Necessidade de integração de processos e áreas;
• Verificar quais tarefas podem ser automatizadas;
• Melhorar o tempo de produção fabril ou outra área.

O foco da equipe do mapeamento deve ser um fator motivador, como estes acima.

• Modele o processo

Agora, é hora de dar um formato ao processo, avaliando sua funcionalidade e eficácia. Nesse momento, o time pode fazer enquetes, debates e podem ser feitos questionários internos de opinião.

O time, a essa altura, deve estudar possíveis melhorias a serem executadas nos processos. Para isso, é preciso responder a essas questões:

• Como é a jornada do consumidor?
• Como gerar maior valor ao cliente a partir deste processo?
• O que fazer para atender as necessidades atuais da organização?

1. Determine os riscos

Veja os riscos de cada processo e do novo a ser construído. A equipe pode avaliar possíveis consequências negativas que possam existir.

Feito isso, elabore um plano de ação específico para mitigar cada um e evitar prejuízos.

• Implemente

Implemente o processo que foi modelado pelo time, anteriormente. Nesse momento, os colaboradores responsáveis pelas entradas e saídas de cada processo devem saber exatamente o que fazer.

• Monitore o novo processo

Agora, é hora de ficar de olho na saúde do processo, ou seja, fique atento aos indicadores de desempenho (KPIs), que mostram como o processo está evoluindo, bem como quais as ações de melhorias a serem executadas.

Isso para que se chegue a um novo processo de excelência e resultados cada vez mais positivos.

Por fim, você viu como fazer um mapeamento de processos em 7 passos. Viu como é simples?

Ao fazer um mapeamento como este, sua empresa pode ter níveis maiores de produtividade e melhoria de desempenho com impactos positivos para o cliente.

E você já começou a mapear os processos de sua empresa? Agora, é com você! Aproveite e acesse outros posts aqui no site.