Planejar deve ser encarado com um dos primeiros passos para o sucesso do negócio ou projeto. Neste passo os responsáveis buscam entender como alcançar os objetos do projeto ou da organização. Pode identificar o que precisa ser feito e o que não precisa ser feito.

Seguindo aquela máxima: se você não sabe para onde quer ir, qualquer lugar serve. Descreve bem a necessidade do planejamento, pois para saber os passos a seguir e até onde ir no futuro, precisam ser identificados no presente.

Leia este post até o final e conheça um pouco sobre o planejamento no dia a dia administrativo.

Fundamentos do Planejamento

Conforme mencionado anteriormente, o planejamento é a função do processo administrativo mais importante, pois sem metas, estratégias e objetivos definidos, é impossível organizar os recursos, dirigir pessoas e controlar os recursos.

A importância do planejamento dentro da estrutura da empresa pode ser exemplificada da seguinte forma:

• Os gestores do nível estratégicos devem desenvolver formas, guias e meios para a organização como um todo;
• Os gestores de nível tático precisam definir o que é preciso e como deve ser feito o trabalho na sua área específica; e
• Os gestores de níveis operacionais devem realizar esta definição para o grupo ou equipe e trabalho nos quais estão ligados.

Quais são os passos do planejamento?

Segundo Chiavenato, o processo de planejamento envolve seis passos macros:

1. Definir os objetivos: representa a determinação dos objetivos a serem alcançados, isto é, a direção para onde a organização deseja ir;
2. Verificar qual a atual situação em relação aos objetivos: representa a análise da perspectiva da organização, considerando seu mercado e a situação atual, de forma a verificar onde se está e o que é necessário fazer para atingir o objetivo estabelecido;
3. Desenvolver premissas quanto as condições futuras: criar planos para cenários futuros de acordo com os objetivos estabelecidos;
4. Analisar as alternativas de ação: busca definição das alternativas para atingir os objetivos desejados, analisando as suas consequências.
5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas: representa a realização da tomada de decisão, isto é, a alternativa mais adequada, considerando o(s) objetivo(s) desejado(s);
6. Implementar o plano e avaliar os resultados: é a implantação ou o processo de colocar em prática o que foi planejado, assim como avaliar se os resultados obtidos  estão de acordo com os definidos.

Em cada fase descrita acima, cabe uma questão reflexiva para o gestor, veja figura:

Quais os principais benefícios e vantagens do planejamento para a Administração?

Independente da função que você ocupa dentro da organização, você parou para se perguntar quais são as vantagens o planejamento trás para o seu negócio, para empresa na qual você trabalho ou dentro dos projetos e processos que você atual?

Se você já teve a oportunidade de vivenciar estas experiências, pode identificar um mais itens listados a seguir:

• Senso de direção
• Esforços focados
• Eficiência maximizada
• Impacto do ambiente reduzido
• Parâmetros de controle definidos
• Fonte de motivação e comprometimento
• Proporciona autoconhecimento organizacional
• Fornece consistência

Assim, quando a empresa traça um planejamento consistente e elabora um plano de ação adequado a sua realidade, tem a tendência de diminuir os riscos contemplados no negócio.

No mercado atual, o fluxo de informações, ideias, relacionamentos, além da interdependência existente entre todos os povos e países fez com que os mercados e os clientes que fazem parte dele ficassem mais exigentes.

Com o avanço do cenário utilizando novas tecnologias e tempos de resposta cada vez mais curto, o planejamento beneficia os gestores, fazendo com que sempre desempenhem suas atividades e elaborem suas ações pensando no futuro da organização.

Conforme já afirmamos aqui neste post, é muito importante a definição de planos e dos objetivos da organização. Porém precisamos entender o conceito de plano e de objetivos. Pode-se dizer que os planos são os meios para alcançar os objetivos. Já os objetivos são desejo futuros da organização.

Quais são os tipos de planos?

Os Planos estratégicos referenciam a organização como um todo e possui uma forte orientação para o ambiente externo . São os planos de longo prazo e pouco específicos, e que tomam decisões sobre os objetivos gerais, sendo a base para os planos táticos e operacionais.

Ainda os Planos táticos traduzem os objetivos gerais definidos nos planos em objetivos específicos a serem desenvolvidos nas unidades de negócio, identificando quais podem ser aplicados a estas unidades. São os planos de médio e curto prazo, possuindo um horizonte de um ano.

Já os Planos operacionais  identificam os processos definidos nos planos táticos mais indicados para o nível operacional. São de curto prazo, podendo ser adaptados constantemente.

Quanto a definição do horizonte temporal dos planos podemos considerar:

Além disso, os planos também podem ser classificados quanto a especificidade:

• Gerais: baseados em diretrizes gerais, é considerado o objetivo final e não os meios para alcançá-lo. Os planos estratégicos são mais gerais.
• Específicos: baseados em objetivos e atividades bem definidos, com foco no processo (“como”, “o que” e “quando”). Os planos táticos são específicos e os operacionais são muito mais.

Qual o papel dos objetivos?

Conforme já dissemos, o objetivo são os resultados que queremos alcançar no futuro. Para obter este resultado de forma eficaz, é necessário que esses objetivos sejam definidos e as seguintes características:

• Específico
• Mensuráveis
• Desafiadores, porém alcançáveis
• Definidos no tempo
• Coerentes
• Hierarquizáveis

É importante destacar que os resultados precisam de acompanhamento constante e verificação se há necessidade de propor ações corretivas. Mas isso é assunto para outro post.

E aí quais vantagens o planejamento trás para o seu dia a dia. Comenta aí!