Os projetos são influenciados pela cultura, políticas e procedimentos das organizações das quais fazem parte, ao mesmo tempo também inferem nestes itens.

Como parte do trabalho do gerente de projetos, é necessário identificar estas influências e gerenciá-las em prol do projeto e da organização.

Uma das principais formas de influência é compreender a estrutura organizacional de uma empresa. Assim será possível estabelecer vários aspectos do gerenciamento de projetos, como por exemplo, a forma como as comunicações devem ser administradas e os pontos de contato para obter ajuda com alocação de recursos.

Dito isso, é importante conhecer os tipos mais comuns de estruturas organizacionais, bem como suas vantagens e desvantagens com relação ao nível de autoridade do gerente de projeto e dos impactos no gerenciamento de projetos nestes ambientes.

Estrutura Funcional

Esta é a forma mais comum de organização. Os membros de equipe estão organizados por especialidade, como engenharia, marketing, operação, contas, TI, etc. Cada funcionário tem um superior claro. Se o projeto necessitar de informações ou trabalho de outro departamento, funcionários transmitem a solicitação ao chefe do departamento, que a comunica ao chefe do outro departamento. Os membros da equipe dividem seu tempo entre o trabalho do projeto e o trabalho normal do departamento.

Estrutura Projetizada

No outro extremo, em uma organização por projeto, a maior parte da equipe é orientada a projetos e o gerente de projetos tem autonomia e autoridade total sobre a equipe. Os membros da equipe trabalham 100% focados no projeto.

Ao término do trabalho no projeto e/ou quando o projeto termina, os membros da equipe precisam ser designados a outro projeto (na pior das hipóteses procurar outro emprego), pois não há um departamento para acomodá-los.

Estrutura Matricial

Esta estrutura visa potencializar o que há de melhor em ambas as estruturas, a funcional e a projetizada. Os membros da equipe se reportam a dois chefes: o gerente do projeto e o gerente funcional (por exemplo, gerente de marketing).

A comunicação ocorre dos membros da equipe para os dois chefes. Os membros da equipe dividem seu tempo entre o trabalho do projeto e o trabalho normal do departamento.

Em uma organização matricial fraca, o papel do gerente do projeto pode ser semelhante à de um facilitador ou coordenador de projetos, cuja atuação principal é auxiliar e coordenar as comunicações, com algum poder para tomar decisões, alguma autoridade, e subordinado a um gerente de nível mais alto. Além disso, o coordenador de projeto não está 100% alocado no projeto.

Em uma organização matricial balanceada, aloca-se um Gerente de Projeto que tem maior autoridade no projeto, com 100% de disponibilidade para trabalhar no projeto. O poder é compartilhado entre o gerente funcional e o gerente do projeto.

Já em uma organização matricial forte, o poder é do gerente do projeto, que também trabalha 100% dedicado ao projeto e tem uma equipe específica de gerenciamento de projetos.