O papel do patrocinador (sponsor), ao contrário do que naturalmente seria pensado, vai muito além da viabilização financeira de um projeto.

O patrocinador de um projeto é uma das principais partes interessadas de um projeto, e pode ser descrito como um líder visionário, o elo entre a equipe de gerenciamento de projetos e gestão executiva da organização. Sua responsabilidade é promover o projeto, assim como observar se os benefícios pretendidos estão sendo de fato realizados.

Embora normalmente não interfira no dia-a-dia de um projeto, o patrocinador deve facilitar o apoio organizacional necessário para o sucesso de um projeto. Isso inclui:

• Auxiliar a manter o projeto alinhado com as metas de negócios e culturais.
• Comunicar-se em nome do projeto, incluindo seu compromisso pessoal com o sucesso do projeto, e influenciar o amplo comprometimento de outros grupos interessados.
• Organizar os recursos necessários para iniciar e sustentar a mudança dentro da organização, garantindo que os benefícios do projeto sejam plenamente realizados.
• Facilitar a resolução de problema, garantindo que as questões do projeto sejam resolvidas de forma eficaz, por toda a extensão organizacional. Isso inclui decisões sobre mudanças, riscos, objetivos conflitantes e qualquer outro assunto que esteja fora da alçada do gerente de projeto.
• Fazer o coaching do gerente de projeto quanto aos assuntos operacionais e de negócios.
• Garantir que as saídas do projeto sejam sustentáveis, com processos e pessoas disponíveis para mantê-los após a conclusão do projeto.

Em última análise, a gerência executiva da organização é responsável pela formação e nomeação de patrocinadores com estas características. Caso isso não ocorra, cabe aos gerentes de projeto auxiliar os patrocinadores que estejam dispostos a serem auxiliados e sinalizar um risco ou um problema para aqueles que estão em falta ou não querem apoiar o projeto.

Há fundamentos para a preocupação em ter um patrocinador efetivo para um projeto, pois a existência de um patrocinador ativo pode ser um dos motivos de projetos bem sucedidos.

Sendo assim, a ausência de um patrocínio efetivo aumenta a probabilidade de fracasso do projeto. E como gerente de projeto, você será responsabilizado por essa falha.

Neste caso, o que o gerente de projetos pode fazer para garantir que o patrocinador tenha uma participação efetiva no projeto?

É responsabilidade do gerente de projetos identificar e administrar as expectativas das partes interessadas, incluindo o patrocinador, e garantir o engajamento adequado dos mesmos.

Por exemplo, o gerente de projetos deve identificar como este patrocinador gostaria de ser abordado, com qual periodicidade, em qual formato, quais são suas expectativas de qualidade, tempo, custo, quais restrições são mais importantes para o mesmo, sua sensibilidade com relação a riscos, entre outros.