Agora o Pmbok 5 ed. possui um capítulo dedicado as Partes Interessadas do projeto, vamos ao breve explicação do que é essa importante área de conhecimento.

Parte interessada (stakeholder) é definida como “pessoas e organizações, como clientes, patrocinadores, organizações executoras e o público que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execução ou término do projeto. Elas podem também exercer influência sobre o projeto e suas entregas.” [Pmbok]

Imagine que uma grande obra está prestes a ser realizada pela prefeitura em uma via importante da sua cidade.

Algumas partes interessadas mais óbvias seriam a prefeitura, os empreiteiros, o engenheiro de obras, os trabalhadores da obra, etc.

Contudo, há uma gama de outras partes interessadas, menos óbvias, que provavelmente não seriam consideradas.

A própria sociedade seria uma importante parte interessada. Por conta da obra, os moradores próximos à região poderiam ser afetados positivamente, caso a obra trouxesse benefícios com relação ao tráfego intenso, ou negativamente, se necessária a desapropriação de algumas residências. Mesmo em um sentido mais amplo, a sociedade poderia estar interessada no resultado, pois se trata do uso de dinheiro público.

Notícias veiculadas pela mídia (que também é uma parte interessada), como superfaturamento, prazo de conclusão excedido, falta de organização, etc. afetariam a reputação do projeto, e consequentemente do gerente do projeto e toda equipe.

As partes interessadas estão envolvidas em todo o ciclo de vida de um projeto. Por exemplo, suas necessidades são levadas em conta ao planejar o projeto, e elas também podem ajudar a identificar e gerenciar os riscos do projeto.

Por conta da influência que as partes interessadas podem exercer sobre um projeto, é fundamental que elas sejam muito bem identificadas e gerenciadas, e suas expectativas claramente compreendidas e priorizadas. Nem sempre será possível endereçar os interesses e expectativas de todas as partes interessadas. Por este motivo, é preciso compreender as necessidades mais importantes de cada parte interessada, e equilibrá-las, considerando as restrições (ex.: tempo, custo, qualidade…) e priorizando as necessidades que possam trazer benefícios melhores e mais abrangentes.

Lembre-se: tratar as partes interessadas como membros assistentes da equipe (do projeto) é uma atitude bastante saudável e positiva para o resultado bem sucedido de um projeto. Significa que elas são mantidas informadas e suas opiniões e expectativas são levadas em consideração.

Equipe do Projeto X Equipe de Gerenciamento do Projeto

A equipe do projeto, além do gerente de projetos é o grupo que executa o trabalho do projeto. O gerente de projetos é responsável pela mobilização da melhor equipe para o seu projeto e por garantir que saibam suas responsabilidades e assumam o compromisso com as entregas no prazo, custo, escopo e critérios de qualidade esperados.

A equipe do projeto pode ser dedicada, onde os membros trabalham 100% focados no projeto, ou compartilhada, onde os membros da equipe trabalham parcialmente alocados no projeto, dividindo seu tempo com outras funções ou outros projetos.

Já a Equipe de gerenciamento do projeto, que também faz parte do time do projeto, é responsável pelas atividades de gestão do projeto, como: atualização do cronograma, elaboração de status report, plano de risco, etc. A equipe de gerenciamento do projeto comumente é parte do Escritório de Gerenciamento de Projetos – EGP (Project Management Office – PMO). Estes profissionais são conhecidos como agentes de PMO.

Escritório de Gerenciamento de Projetos – (Project Management Office – PMO)

O PMO é definido como uma estrutura de gerenciamento que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Não é uma pessoa, nem um cargo.

Os tipos de estruturas de PMOs variam de acordo com o nível de controle e influência que eles tenham sobre os projetos da organização, conforme figura a seguir.

As principais responsabilidades do PMO estão baseadas em três pilares:

• Pessoas – o PMO pode ser responsável pela capacitação de pessoal, controle de carga de trabalho e disponibilização de recursos, como a alocação de gerentes de projetos em projetos específicos.
• Processos – o PMO pode ser responsável pelo estabelecimento da metodologia para o gerenciamento de projetos, como modelos que devem ser utilizados e politicas que devem ser seguidas.
• Tecnologia – o PMO pode ser responsável pela implantação e administração de uma plataforma de gerenciamento de projetos, ex.: Microsoft EPM, Sharepoint.

Como você deve ter percebido, nenhuma responsabilidade do PMO é implícita (o PMO ‘pode’ ser o responsável por isso ou aquilo). Isso porque o escritório deve ser moldado de acordo com a necessidade e particularidades de cada organização. Por uma questão de boa prática, o PMO deve assumir uma das três responsabilidades (citadas anteriormente) e limitar-se a ela, sem tentar fazer tudo.

Há uma forte tendência de se criar PMOs, mas as organizações devem fazer um estudo cauteloso e definir uma estratégia apropriada de implantação, levando em consideração os riscos envolvidos. O desempenho inadequado de um PMO pode criar um cenário negativo para o gerenciamento profissional de projetos, a ponto de se levar anos para ser revertido.