Segundo o guia PMBoK, Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBoK 5ed. pag. 3).

Não é tão fácil separar um projeto de uma atividade de rotina. Por isso o enfoque nas palavras temporário e exclusivo.

• Temporário não significa necessariamente de curta duração, mas sim que um projeto possui um início e um término definidos. Isso distingue o projeto dos trabalhos operacionais de natureza contínua.
• Exclusivo indica a singularidade da natureza de cada projeto, pois mesmo que elementos repetitivos ou similares possam estar presentes em algumas entregas do projeto, o resultado de cada projeto é obtido sob uma combinação exclusiva de objetivos, circunstâncias, condições, contextos, fornecedores etc.

De maneira geral, uma demanda específica pode ser definida como um projeto a partir das respostas para as seguintes perguntas. Pense em algum caso conhecido ou imagine uma situação em que você possa aplica-las.

• Tem início e fim?
• Tem escopo limitado?
• Tem recursos definidos?
• Gera um resultado único?

Se a sua resposta para todas estas perguntas for positiva, então você tem um projeto.

• A sua natureza temporária indica um início ou término definidos.
• O término é alcançado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo não for mais necessário.
• Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado exclusivo. Embora elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas do projeto, essa repetição não muda a singularidade fundamental do trabalho do projeto.
• Um esforço de trabalho contínuo é geralmente um processo repetitivo porque segue os procedimentos existentes de uma organização. Por outro lado, devido a natureza exclusiva dos projetos, pode haver incertezas quando aos produtos, serviços ou resultados criados pelo projeto.

De onde surgem os projetos?

Projetos podem surgir como resultado de uma das seguintes necessidades ou demandas:

Demanda de mercado

As demandas do mercado podem direcionar a necessidade por um projeto. Por exemplo, uma loja de e-commerce inicia um projeto para oferecer aos clientes a possibilidade de realizar compras através de redes sociais, dado a constatação de que a maioria da população utiliza mais da metade do tempo na Internet usando as redes sociais.

Avanço tecnológico

A tecnologia avança a passos largos. Todo dia há uma nova (e melhorada) versão de algum software, hardware ou eletroeletrônico que você usa. Com base nos avanços tecnológicos, as organizações reformulam seus produtos e serviços para obter vantagem competitiva. Por exemplo, uma empresa que adota a tecnologia mobile para disponibilizar acesso dos vendedores ao sistema de vendas através de tablets – durante a visita pessoal aos clientes – reduzindo o tempo do processo de vendas em várias horas.

Solicitação de Cliente

É difícil pensar em uma empresa que não tem clientes, sejam eles internos ou externos. A voz do cliente normalmente direciona uma série de novos projetos. Em uma agência de publicidade, por exemplo, cada solicitação de um cliente é tratada como um projeto.

Requisito Legal

Organizações do setor privado e governamental geram novos projetos como resultado de novas regulamentações.

Por exemplo, novas regulamentações de tributação inferem na alteração dos sistemas de vendas. Ou então novas regras para provedores de telecomunicações requerem grandes atualizações na infraestrutura para garantir taxas adequadas de velocidade.

 Necessidade Organizacional

Projetos também podem surgir a partir de necessidades da própria organização. Por exemplo, o projeto de criação de um portal interno (Intranet) surge com a necessidade dos departamentos internos de uma empresa em acessar e compartilhar informações em um local único, com o objetivo de melhorar a comunicação e a gestão do conhecimento.

Necessidade Social

Como o próprio nome diz alguns projetos também podem surgir a partir de questões de cunho social. Por exemplo, durante um surto de casos confirmados de Dengue, surge a necessidade de mobilizar agentes de saúde e voluntários para um grande projeto com o objetivo de eliminar os potenciais focos da doença.

Fonte: PMBoK® 5ª edição