Desde a década de 50 passamos por uma verdadeira revolução, nunca a qualidade dos produtos/serviços foi tão discutida, estudada e aplicada. Cada vez mais necessário que as pessoas possuam técnicas que lhe auxiliem a resolver problemas nos seus processos.

Para isso utiliza-se ferramentas de gestão da qualidade para oferecer visão do problema, identificação e meios de controle para solução do problema identificado.

Neste post vamos falar um pouco sobre a classificação das ferramentas da qualidade e como elas podem ajudar no dia a dia da corporação, na tomada de decisão ou no seu pequeno negócio.

Acompanhe abaixo os conceitos e aplicações das sete ferramentas da qualidade!

Como surgiu as 7 ferramentas da qualidade?

Os Mestres como Walter Shewart, William E. Deming e Kaoru Ishikawa, para citar apenas três, desenvolveram ou ajudaram a disseminar algumas das técnicas conhecidas como “ferramentas da qualidade” que permitem o maior controle dos processos ou melhorias na tomada de decisões.

O termo qualidade não diz respeito apenas à forma como algum produto foi desenvolvido, mas sim ao seu processo produtivo ou seu desenvolvimento. Oferecer eficiência e eficácia ao que se produz ou desenvolve oferecendo melhoria contínua nos processos organizacionais, para, enfim, obter a tão sonhada qualidade total.

Quais são as sete ferramentas da qualidade?

Ao iniciar o desenvolvimento de qualquer projeto é fundamental a elaboração de um planejamento adequado para que o resultado final seja obtido. Ademais, as ferramentas da qualidade visam oferecer formas para redução de custos operacionais ou desperdícios, bem como oferecer formas assertivas de execução dos processos.

Abaixo consta a lista das ferramentas que pode-se utilizar no seu cotidiano para auxiliar na visão e controle do planejamento do projeto ou execução do seu processo:

1. Folha de Verificação
2. Diagrama de Pareto
3. Diagrama de Causa e efeito
4. Diagrama de dispersão
5. Histograma
6. Fluxograma
7. Gráficos de controle

Agora vamos falar um pouco de cada uma das ferramentas e como utilizar. No final, tem um bônus com outras ferramentas auxiliares, fique conosco até o final desse post!

Folha de Verificação ou check list:

Também é conhecido como Folha de Verificação, é uma lista de itens que foi previamente estabelecida para certificar as condições de um produto, processo ou serviço entre outros tipos de tarefas. O objetivo do checklist é garantir que todos os itens programados, bem como todas as etapas foram cumpridos de acordo com o planejado. Esta ferramenta é uma das mais conhecidas entre as ferramentas da qualidade. Sua utilização é tão difundida que podemos encontrar em diferentes setores e em empresas de todos os portes.

A folha de Verificação tem diversas aplicações, como por exemplo:

• No desenvolvimento de projetos industriais, navais, petrolíferos para verificar se todas as etapas foram previstas no planejamento e execução das tarefas;
• No setor da construção civil pode ser útil para checar  a lista de materiais necessários para a execução dos serviços que devem contemplar uma obra;
• No setor da aviação, todos os procedimentos realizados pelo piloto, tanto na decolagem quanto na aterrizagem devem ser minuciosamente seguidos;
• Verificar a chegada dos lotes de matéria prima em um setor logístico. Entre outros exemplos.

O que é: tabela ou lista para facilitar o levantamento de itens
Para que utilizar: para identificar o máximo de informações importantes

Diagrama de Pareto

Quando o objetivo é decidir quais problemas a empresa deve tratar com mais urgência dentre todos os problemas, o diagrama de pareto visa auxiliar nesse tipo de processo de tomada de decisão. O diagrama de pareto ou regra 80-20, determina que 20% das causas principais são responsáveis por 80% dos problemas em uma empresa. Dessa forma, pode-se dedicar esforços em 20% das causas e assim, estará tratando 80% dos problemas encontrados.

A lista abaixo descreve as vantagens de utilização do Diagrama de pareto em uma organização:

• Mostra as causas ou problemas em ordem de prioridade; 
• Identifica os fatores mais significantes; 
• Mostra onde devemos focar nossos esforços; e
• Permite o melhor uso dos recursos limitados.

O que é: Diagrama de barra que ordena as ocorrências do maior para o menor.
Para que utilizar: Prioriza os poucos, mas vitais.

Diagrama de Causa e efeito

Também conhecido como Diagrama de Ishikawa ou também Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta importante que permite auxiliar no processo de identificação e levantamento das causas-raízes de um problema. Pois, ao utilizar essa ferramenta diminui drasticamente à possibilidade de esquecer algum detalhe que levou à ocorrência do problema.

O Diagrama Espinha de peixe é uma ferramenta prática, muito utilizada para realizar a análise das causas-raízes em avaliações de não conformidades.

A metodologia do Diagrama de Ishikawa visa que todo problema tem causas específicas, e essas causas devem ser analisadas e testadas, uma a uma, a fim de comprovar qual delas está realmente causando o efeito (problema) que se quer eliminar. Assim, dessa forma, após identificar as causas permite a eliminação do problema.

O que é: Estrutura do método que expressa, de modo simples e fácil, a série de causa de um efeito (problema).
Para que utilizar: Ampliar a quantidade de causas potenciais a serem analisadas.

Diagrama de Dispersão

Considerado uma das ferramentas mais difíceis de ser aplicada, possui o objetivo de analisar duas ou mais variações representadas através de um gráfico. Os dados são exibidos através de coordenadas cartesianas, representados por pontos ao longo do gráfico. Cada ponto é o valor de uma variável determinando a posição no eixo horizontal e o valor da outra variável determinando a posição no eixo vertical (em caso de duas variáveis)

O que é: Gráfico cartesiano que representa a relação entre duas variáveis.
Para que utilizar: Verifica a correlação entre duas variáveis.

Histograma

Uma das ferramentas mais utilizadas devido a simplicidade de elaboração dentro de ferramentas, como o Excel, por exemplo. Também conhecida como gráfico de frequência, por representar a frequência de distribuição de dados. São representados através de barras ou colunas em um gráfico. O histograma também permite a identificação de problemas através da distribuição dos dados.

O que é: Diagrama de barra que representa a distribuição da ferramenta de uma população.
Para que utilizar: Verificar o comportamento de um processo em relação à especificação.

Fluxograma

Outra ferramenta bastante utilizada da qualidade é o fluxograma ou diagrama de processo seu objetivo visa representar por meio de símbolos gráficos a sequência e interação das atividades do processo. Através desses símbolos o entendimento e a visualização do funcionamento do processo ficam muito mais claros entre todos os envolvidos. Dessa forma, ajuda no seu entendimento, pois torna-se a descrição do processo mais intuitiva e visual.

Com o objetivo de garantir a qualidade e elevar a produtividade dos colaboradores envolvidos no gerenciamento de processos. Isso acontece, pois, a documentação do fluxo das atividades torna possível realizar melhorias e esclarece melhor o próprio fluxo de trabalho.

Pode-se ressaltar as vantagens abaixo para utilização do fluxograma nos mais diversos cenários organizacionais:

• Facilita a utilização para detectar as falhas no processo;
• Demonstra a interação e sequência entre os projetos e as atividades;
• Potencializa a compreensão do processo de trabalho entre todos os envolvidos;
• Demonstra os passos necessários para a realização do trabalho;
• Permite criar novas normas e padrões para a execução dos processos;
• Possibilita utilizar como fonte de informação para análise crítica dos processos;
• Facilita a consulta em caso de dúvidas sobre o processo.

O que é: São fluxos que permite a visão global do processo por onde passa o produto.
Para que utilizar: Estabelecer os limites e conhecer as atividades.

Gráfico de controle

O gráfico de controle é uma arma poderosa para monitoramento dos projetos ou processos. A partir da elaboração do planejamento, durante a execução ou encerramento, pode-se monitorar cada fase se está tudo ocorrendo conforme planejado. Para isso, a ferramente indicador é o gráfico de controle.

Este gráfico pode ser inúmeras formas, e atualmente, ouve-se falar muito em dashboards que consolida em uma única visão vários gráficos de controle. Mas o que importa de fato, se através desses gráficos, o gestor consegue visualizar como esta sua situação real. Que ele tenha o controle e o domínio das informações para tomar decisões de forma assertiva e sem achismos.

Parece um simples gráfico, mas, muitas vezes ou centenas de vezes as decisões são tomadas a partir dessas belezuras, por isso, os dados devem ser os mais factíveis possível e fieis as premissas da organização.

O que é: Gráfico com limite de controle que permite o monitoramento dos processos.
Para que utilizar: Verificar se o processo está sob controle.

Existem outras ferramentas de suporte?

Sim! Existem outras ferramentas de suporte às principais, essas ferramentas de suporte permitem complementar as análises feitas anteriormente e incrementar mais qualidade ao processo de tomada de decisão, por exemplo.

Brainstorming

Ou tempestade de ideias, essa técnica permite explorar a criatividade de um indivíduo ou de um grupo. Dessa forma, a técnica orienta que ao reunir o grupo, a experiência de cada indivíduo, vai possibilitar uma diversidade de pensamentos para gerar soluções inovadoras sobre o tema em questão.

Assim, culminando no maior número possível de ideias, propostas, visões ou possibilidades de soluções ou estratégias eficazes para extinguir os entraves ou problemas que impedem um processo ou projeto de seguir adiante.

O que é: É um conjunto de ideias ou sugestões criado pelos membros da equipe que permite avanços na busca de soluções.
Para que utilizar: Ampliar a quantidade de opções a serem analisadas.

5W1H

Essa ferramenta pode ser conceituada a partir de seu nome que quer dizer: Os cinco “Ws” representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who). Sendo os dois “Hs” indicam: como (how) e quanto custa (how much).

Explicando detalhadamente cada um:

• What?: o que será feito? Inicialmente, se faz necessário descreve o problema de forma que se possa determinar o que será feito para tratar o problema identificado.
• Why?: por que será feito?  Para determinar a solução do problema é necessário explicar as razões que justificam a execução da proposta.
• Where?: onde será feito? O processo no qual foi identificado o problema ou em qual setor está localizado a necessidade de ajuste.
• When?: quando será feito? A duração e o prazo de cada tarefa precisa ser determinado, pois é muito importante o mapeamento de conclusão e desfecho do problema. Um cronograma com as ações pode ser implementado como apoio na condução das atividades levantadas.
• Who?: por quem será feito? Definir o responsável pela ação prevista para tratar as pendências ou metas estabelecidas, para evitar que fique sem dono e acabe abandonada com o passar do tempo.
• How?: como será feito? Neste ponto, define-se um plano para cada ação identificada nos passos anteriores.
• How much?: Quanto vai custar? Diversos planos excelentes podem ser levantados para sanar todos os problemas, mas é imprescindível analisar se a empresa possui caixa para colocar os planos em prática. Diante desse cenário, pode ser necessário reajustar os passos anteriores para que atenda à realidade financeira da empresa.

O que é: É um documento de forma organizada para identificar as ações e a responsabilidade de cada um.
Para que utilizar: Para planejar as diversas ações que serão desenvolvidas no decorrer do trabalho.

Kaizen

O conceito de Kaizen está relacionado à melhoria contínua. Segundo, Voitto, “Em japonês, Kaizen significa melhoria contínua. Essa palavra sugere uma melhoria que envolve a todos, gerentes e operários, inferindo também o significado de baixas despesas. A filosofia Kaizen sugere que a nossa maneira de viver, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, deve estar focada em um esforço constante de melhoria.” (Masaaki Imai –  Guru da Gestão Enxuta).

O que é: uma filosofia de melhoria contínua objetivando baixar as despesas
Para que utilizar: seu objetivo é eliminar o desperdício

Em suma, o objetivo deste post é apresentar uma visão resumida das sete ferramentas da qualidade. Explicar um pouco da sua origem e desmistificar que são ferramentas muito complexas de serem aplicadas no seu dia a dia. Pois elas podem ajudar muito mais do que atrapalhar.

Lembrando sempre, que, você não precisa aplicar todas elas ao mesmo tempo em todos os seus projetos e processos. Cada uma tem a sua particularidade e uma função importante que pode lhe proporcionar uma visão mais simplificada do que está ocorrendo em meio aos caos. Consequentemente, facilitará qual solução você poderá tomar, pois tem controle em suas mãos do que está acontecendo.

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Até breve!